Nugezza Booking

Cos’è Nugezza Booking

Un sistema di prenotazioni per qualsiasi attività su appuntamento: parrucchieri, barbieri, centri estetici, unghie, fisioterapia, studi. I clienti prenotano da soli, giorno e notte; il personale vede la giornata nell’Agenda; il titolare controlla tutto da Gestione. Funziona su un computer dell’attività e i dati restano lì.

• Un sito di prenotazione con il nome, il logo e i colori della tua attività
• L’Agenda: gli appuntamenti del giorno, in diretta, su un tablet o un computer
• Gestione: servizi, orari, personale, turni, incassi, backup
• WhatsApp: i clienti prenotano toccando i pulsanti, e ricevono conferma e promemoria
• Messaggi a tutti: una promozione o una novità ai clienti che l’hanno chiesta, su WhatsApp e come notifica sul telefono

Come funziona

Il cuore del sistema è un programma che resta acceso sul computer dell’attività. Riceve le prenotazioni, le salva nel database e le mostra subito su tutti gli schermi.

1. Il computer dell’attività

   Tiene il programma acceso, con il database e i backup. Si avvia da solo all’accensione.

2. Il sito pubblico

   Un collegamento sicuro rende il sito raggiungibile da internet, all’indirizzo della tua attività. I clienti prenotano da lì.

3. Gli altri dispositivi

   Un tablet o un altro computer aprono l’Agenda; il titolare apre Gestione anche da casa.

4. Tutto in diretta

   Una prenotazione fatta dal sito, da WhatsApp o al banco compare in pochi istanti su ogni schermo aperto.

Chi usa cosa

Tre pagine, tre persone diverse. Ognuna vede solo quello che le serve.

Cosa serve

• Un computer Windows 10 o 11 (64 bit) nell’attività, da tenere acceso durante l’orario di apertura
• Una connessione a internet, per il sito pubblico, WhatsApp e per attivare la licenza
• Il programma: si scarica da questa pagina
• Una licenza: la prova gratuita di 30 giorni, oppure mensile, annuale o per sempre, dal tuo account Nugezza
• Il codice del collegamento al sito pubblico, fornito da Nugezza
• Facoltativi: un tablet o un secondo computer per l’Agenda; un numero WhatsApp Business con l’API ufficiale di Meta; un account Google per il calendario; un centralino o un telefono Android per il riconoscimento chiamate

Prova, abbonamento o per sempre

Una licenza vale per un computer: quello su cui gira il programma. Telefoni, tablet e altri computer che aprono il sito, l’Agenda o Gestione non ne hanno bisogno.

Due modi per attivarla

1. Accedi con l’account

   Nella Configurazione scegli «Accedi con l’account» e scrivi l’email o il telefono e la password del tuo account Nugezza. Il programma si attiva e si rinnova da solo.

2. Oppure un codice licenza

   Scegli «Ho un codice licenza», premi «Copia il codice» del computer e, dal tuo account su questo sito, crea la chiave in «Chiavi di licenza». Incollala e premi «Attiva».

Installare il programma

1. Scarica il file

   «Scarica per Windows» in cima a questa pagina: NugezzaBooking-Setup-x.x.x.exe.

2. Se Windows avvisa

   Se compare «Windows ha protetto il PC», premi «Ulteriori informazioni» e poi «Esegui comunque».

3. Consenti le modifiche

   Windows chiede se il programma può apportare modifiche: rispondi «Sì». Serve per installarlo per tutti gli utenti del computer.

4. Fine

   Al termine il programma si apre con la Configurazione.

Cosa fa l’installazione

• Copia il programma; le icone sul desktop e nel menu Start prendono il nome della tua attività appena lo scrivi
• Apre il firewall di Windows solo per la rete locale, così tablet e altri computer possono collegarsi
• Prepara la cartella della licenza, valida per tutti gli utenti del computer
• Non tocca i dati: database e backup stanno in una cartella separata
• Disinstallare o aggiornare il programma non cancella mai clienti, prenotazioni o backup

La Configurazione

Al primo avvio si apre una finestra in sei passaggi. Si salva man mano: se la chiudi a metà, riparti da dove eri. Puoi riaprirla quando vuoi dall’icona vicino all’orologio.

Licenza

Accedi con il tuo account Nugezza, oppure usa un codice licenza creato per questo computer.

• Il riquadro verde mostra il tipo di licenza e la scadenza
• Quando mancano pochi giorni diventa giallo
• «Sostituisci la licenza» salva quella nuova solo se è valida: non perdi quella che funziona

La tua attività

Il nome e il logo della tua attività. Il programma li usa per le icone sul desktop, il titolo delle finestre e il sito di prenotazione.

• Il logo diventa l’icona del programma, su sfondo bianco o scuro
• Tutto si cambia anche dopo, in Gestione → Aspetto

Questo computer

• «Avvia all’accensione»: l’attività è prenotabile appena il computer si accende
• «Impedisci la sospensione»: se il computer va in sospensione il sito smette di rispondere
• Accesso automatico a Windows: se il computer chiede la password all’accensione, dopo un riavvio notturno il sistema resterebbe spento fino al mattino
• Porta: lasciala 4100, a meno che un altro programma la usi già

Sito pubblico

Per far prenotare i clienti da casa, il computer si collega a internet con un codice di collegamento sicuro. Non serve aprire porte sul router.

• Codice del collegamento: te lo forniamo noi, va incollato per intero
• Indirizzo del sito: quello da dare ai clienti
• Senza codice il sistema funziona lo stesso, ma solo dentro l’attività

Tutto pronto

Il riepilogo mostra licenza, indirizzi, avvio e stato del server. «Apri la gestione» apre Gestione: la prima volta chiede di creare l’account del titolare.

• «Su questo computer»: l’indirizzo da usare sul computer dell’attività
• «Dagli altri computer»: l’indirizzo per il tablet o un secondo computer
• «Stato: server attivo»: tutto funziona

L’icona vicino all’orologio

Il programma resta acceso in basso a destra, vicino all’orologio di Windows. Un clic con il tasto destro apre il menu.

L’account del titolare

• La prima volta Gestione chiede di creare l’account del titolare: nome, nome utente e una password di almeno 8 caratteri
• Solo il titolare entra in Gestione; gli account del personale si creano in Personale e aprono l’Agenda
• Troppi tentativi sbagliati bloccano l’accesso per qualche minuto

Quattro risposte e si parte

Che attività è, quanti clienti potete ricevere allo stesso tempo, se il titolare riceve clienti anche lui. Con «Aggiungi alcuni servizi di esempio» trovi già un listino tipico da modificare.

• Parrucchiere, barbiere, centro estetico, unghie, fisioterapia, studio medico o altro
• Il numero di persone si può sostituire più avanti con i turni del personale

Aspetto: il sito con il tuo marchio

• Nome, sottotitolo e logo dell’attività
• Colori, caratteri e dimensione del testo, per tutti gli schermi
• Le parole: come il sito, l’Agenda e il bot chiamano il personale, i servizi e i clienti
• L’anteprima mostra subito le tue scelte; il sito e l’Agenda le prendono al prossimo caricamento

1 · Il servizio

Il cliente apre il sito e vede i servizi, con descrizione, durata e prezzo. Si entra senza account: si chiede solo alla fine.

• Servizi, prezzi e durate sono quelli di Gestione → Servizi
• Un supplemento allunga la durata e aggiunge il suo prezzo al totale
• In basso resta sempre il riepilogo: servizi, durata e totale

2 · Giorno e ora

Il sistema mostra solo i giorni e gli orari davvero liberi, calcolati dagli orari di apertura, dai turni del personale e dagli appuntamenti già presi. Non può esistere una doppia prenotazione.

• I giorni chiusi e quelli al completo sono segnati come tali
• Non si può prenotare troppo a ridosso: l’anticipo minimo si imposta in Gestione

3 · Entra per confermare

L’ultimo passaggio, «Ultimo passo: entra per confermare»: il cliente scrive il suo numero. Se è già registrato mette la password; se è nuovo sceglie una password e dice come si chiama. L’orario scelto resta tenuto per lui mentre lo fa.

• Con lo stesso numero ritrova questa prenotazione e le prossime
• Due consensi separati: quello per gestire la prenotazione, obbligatorio, e quello per promozioni e promemoria, facoltativo
• Password dimenticata: arriva un codice su WhatsApp

4 · Prenotazione confermata

• Il codice della prenotazione e «Aggiungi al calendario»
• «Disdici» per annullarla subito, se ha sbagliato
• Se WhatsApp è collegato arrivano la conferma e, il giorno prima, il promemoria
• «Novità sul telefono»: il cliente può attivare le notifiche dell’attività

Le mie prenotazioni e il profilo

Con il suo account il cliente vede i prossimi appuntamenti e li disdice fino a qualche ore prima (4, modificabile in Gestione). Il posto disdetto torna subito prenotabile.

• Nel profilo: i suoi dati, la password, le notifiche sul telefono e la cancellazione dell’account
• Sull’iPhone le notifiche arrivano dal sito aggiunto alla schermata Home: il profilo spiega come
• Il sito è in italiano e in inglese, con tema chiaro o scuro

Informativa privacy

La pagina /privacy spiega ai clienti chi tratta i loro dati, perché e come chiederne la cancellazione. Si compila da sola con i dati inseriti in Gestione → Impostazioni, e nomina solo i servizi esterni davvero attivi (WhatsApp, Instagram, Google).

La giornata

Il tabellone degli appuntamenti, con una colonna per ogni persona in turno e la linea dell’ora attuale.

• In alto: le frecce e «Oggi» per cambiare giorno, gli orari di apertura, gli appuntamenti e l’incasso previsto
• «In diretta» dice che lo schermo è aggiornato; se la connessione cade lo scrive in rosso
• A destra: chi è in turno e il riepilogo del giorno

Collegare uno schermo

1. Apri l’indirizzo

   Sul tablet o sul computer apri l’indirizzo «Dagli altri computer» seguito da /salone, oppure il sito pubblico seguito da /salone.

2. Accedi

   Con l’account del titolare lo schermo resta collegato per un anno; con l’account di un operatore l’accesso scade dopo 12 ore di inattività.

3. Scollegare

   Un dispositivo perso si scollega da Gestione → Impostazioni → Dispositivi collegati.

La scheda dell’appuntamento

Tocca un appuntamento per aprire la scheda, con i servizi, il totale e tutto sul cliente.

• Visite, speso, assenze e ultima visita; le note della prenotazione e quelle permanenti sul cliente
• «Invia promemoria»: un messaggio al cliente su WhatsApp, già scritto. Apre WhatsApp sul telefono, oppure parte dal numero dell’attività con l’API di WhatsApp: si sceglie in Gestione → Canali
• «Completata» o «Non presentata» a fine appuntamento: servono per incassi e statistiche
• «Sposta»: tocca il nuovo orario sul tabellone · «Disdici»: libera il posto

Nuova prenotazione al banco o al telefono

1. Chi è il cliente

   Cerca per nome o telefono; se è nuovo scrivi nome e telefono.

2. Servizio e orario

   Scegli il servizio, gli eventuali supplementi e un orario libero.

3. Da dove arriva

   «Al banco» o «Al telefono», poi «Crea prenotazione».

Inizio e fine turno

Il personale tocca «Inizio turno» quando arriva e «Fine turno» quando va via. È così che il sistema sa quante persone sono davvero disponibili oggi.

• Nei giorni futuri la disponibilità viene dai turni in Gestione → Turni
• Se ci sono più clienti che persone compare un avviso: nessun appuntamento viene disdetto, decidete voi

Chiamata in arrivo e messaggi

• Con il riconoscimento chiamate, quando squilla il telefono la scheda del cliente compare prima ancora di rispondere
• Il pulsante con il fumetto mostra quante domande dei clienti aspettano una risposta: rispondi da lì, sullo stesso canale (WhatsApp o Instagram)
• «Fatto» chiude la domanda senza rispondere, per esempio se l’hai richiamato

Andamento

Come va l’attività, su 7 giorni, 30 giorni, 90 giorni o 12 mesi.

• Incasso, scontrino medio, appuntamenti in programma, assenze, disdette, clienti nuovi e di ritorno
• Incasso per giorno e per servizio, ore più richieste, da dove arrivano le prenotazioni
• «Esporta CSV» per il commercialista o un foglio di calcolo

Servizi

• Nome, descrizione, categoria, prezzo e durata
• Pulizia: i minuti dopo il servizio prima del prossimo appuntamento
• Tipo: «Principale» o «Supplemento» (si aggiunge a un servizio)
• Richiamo: dopo quanti giorni invitare il cliente a riprenotare
• «Ritira»: il servizio sparisce dalle prenotazioni ma resta nello storico e negli incassi

Orari e chiusure

• Per ogni giorno una o due fasce, per la pausa pranzo; «Chiuso» se non ce ne sono
• Chiusure: ferie, festivi e chiusure straordinarie, con il motivo
• Se nel periodo di chiusura ci sono già appuntamenti, il sistema li conta e li lascia: nessuno viene disdetto da solo

Personale

• Nome, telefono e colore di ogni persona
• Accesso all’Agenda: nome utente e password; cambiare la password scollega quella persona ovunque
• «Riceve clienti»: toglilo a chi lavora nell’attività ma non riceve clienti
• Assenze: una persona assente non conta per la disponibilità
• Avvisi su WhatsApp: ogni nuova prenotazione, e l’agenda ogni mattina

Turni

Il foglio dei turni del mese: una riga per giorno, una colonna per persona. L’Agenda apre e chiude i turni seguendo questo foglio.

• «Copia dal mese scorso» riempie il mese e poi lo correggi
• Un mese vuoto non è un mese chiuso: è un mese non ancora fatto, e il sito non darà appuntamenti. Il foglio lo dice in rosso
• «Invia su WhatsApp» manda a ognuno i suoi giorni e il link privato al foglio, sempre aggiornato
• «Scarica foglio (CSV)» e «Foglio da stampare»

Impostazioni

• L’attività: telefono pubblico, indirizzo, Instagram, link a Google Maps, fuso orario
• Regole di prenotazione: orari ogni quanti minuti, anticipo minimo, fino a quanti giorni avanti, fino a quando si può disdire online
• Capienza: dai turni del personale, oppure un numero fisso
• Dati per l’informativa privacy: ragione sociale, partita IVA, email
• Dispositivi collegati: vedi chi è collegato e scollega un dispositivo

Backup e registro

Tutta l’attività è un unico file. Il sistema ne fa una copia ogni notte, e puoi farne una quando vuoi.

• «Scarica» salva una copia su chiavetta o su un altro computer
• «Ripristina»: il database attuale viene messo da parte e sostituito al prossimo riavvio del server; finché non riavvii puoi annullare
• Il Registro dice chi ha cambiato cosa, e quando: prenotazioni, turni, prezzi, impostazioni, backup

WhatsApp: le due modalità

• Prova: i messaggi vengono registrati ma non partono. Serve per provare il bot e i testi prima di collegare un numero
• WhatsApp Cloud API: l’API ufficiale di Meta, senza rischio di blocco del numero. Meta addebita le conversazioni secondo il suo listino e richiede un’azienda verificata
• Promemoria 24 ore prima, agenda del giorno al personale, avvisi di nuova prenotazione
• Pulsante «Invia promemoria» nell’Agenda: apre l’app WhatsApp con il messaggio già scritto, oppure invia dal numero dell’attività

Collegare il numero WhatsApp

1. App Meta

   In Meta for Developers crea un’app di tipo Business e aggiungi il prodotto WhatsApp, con il numero dell’attività.

2. Credenziali

   In Canali incolla il Phone number ID, un access token permanente e la chiave segreta dell’app.

3. Webhook

   In Meta incolla l’indirizzo del webhook e il verify token mostrati in Canali, e iscriviti a «messages».

4. Modelli e verifica

   Crea e fai approvare i modelli di messaggio elencati in Canali, verifica l’azienda e metti l’app in modalità Live. Poi premi «Collega».

Il bot: prenotare con i pulsanti

Qualsiasi messaggio riceve una risposta con tre pulsanti: Prenota, I miei appuntamenti, Altra domanda. Da lì la prenotazione è una sequenza di tocchi: servizio, giorno, ora, nome, conferma.

• Prima di confermare il bot mostra giorno, ora e servizio
• Il giorno prima parte il promemoria, come per le prenotazioni dal sito
• «Altra domanda» passa la conversazione a una persona: arriva in Messaggi, e il bot si fa da parte per un’ora
• In modalità Prova puoi fare tutto questo da Canali, senza un telefono

La regola delle 24 ore e i modelli

WhatsApp consegna testo libero solo entro 24 ore dall’ultimo messaggio di una persona. Dopo, parte il modello approvato da Meta, con gli stessi dati.

• Canali elenca i modelli da creare in WhatsApp Manager: nome, categoria, lingua, testo ed esempi, da copiare identici
• Finché un modello non è approvato, quel messaggio risulta «non riuscito» con il motivo: non viene mai perso in silenzio
• I testi del salone si cambiano in Canali → Testi dei messaggi; i modelli approvati vanno lasciati identici

Messaggi a tutti

Una promozione, una novità o una foto a tutti i clienti che hanno accettato di riceverle: su WhatsApp e come notifica sul telefono.

• Scrivi il testo; {nome} diventa il nome di ogni cliente. Puoi aggiungere una foto
• Scegli dove arriva (notifica, WhatsApp) e a chi (tutti, o solo chi è venuto negli ultimi 4 mesi)
• «Anteprima destinatari» dice quanti lo riceveranno prima che parta nulla
• Su WhatsApp parte il modello «promozione» (o «promozione_foto»), che Meta deve aver approvato e che fa pagare per ogni messaggio consegnato
• Ogni messaggio dice come non riceverne più: chi risponde STOP non riceve altre promozioni

Instagram, Google Calendar e chiamate

• Instagram Direct: il bot risponde anche lì, con gli stessi passaggi; serve un account professionale collegato alla stessa app Meta
• Google Calendar: le prenotazioni diventano eventi, e gli impegni aggiunti in Google bloccano quegli orari
• Riconoscimento chiamate: un centralino VoIP, un telefono Android o un modem fanno comparire la scheda del cliente quando squilla il telefono; «Prova uno squillo» la mostra senza un telefono vero

I dati dell’attività

• Clienti, prenotazioni e impostazioni sono in un database sul computer dell’attività, non su un servizio esterno
• Un backup automatico ogni notte, più quelli che fai tu; scaricali ogni tanto su una chiavetta
• Le password sono salvate in forma cifrata; i codici di WhatsApp e Google non vengono mai mostrati dopo il salvataggio
• Il sito pubblico passa da un collegamento cifrato: sul router non si apre nessuna porta

Aggiornare il programma

1. Scarica la nuova versione

   Da questa pagina, quando ne esce una nuova.

2. Installala sopra

   Aprila e installala come la prima volta, senza disinstallare. Se il programma è aperto, l’installazione lo chiude e alla fine lo riapre.

3. Controlla la versione

   Nel menu dell’icona vicino all’orologio compare la nuova versione. Clienti, prenotazioni, backup e licenza restano gli stessi.

Problemi comuni

Domande frequenti