Blush Italia

Cos’è Blush Italia

Un sistema di prenotazioni fatto per il salone. Le clienti prenotano da sole, giorno e notte; il personale vede la giornata su uno schermo; la titolare controlla tutto da Gestione. Funziona su un computer del salone e i dati restano lì.

• Sito di prenotazione per le clienti, dal telefono o dal computer
• Schermo del salone con gli appuntamenti del giorno, in diretta
• Gestione: servizi, orari, personale, incassi, backup
• WhatsApp: le clienti prenotano toccando i pulsanti, e ricevono conferma e promemoria
• Messaggi: le domande delle clienti arrivano a una persona

Come funziona

Il cuore del sistema è un programma che resta acceso sul computer del salone. Riceve le prenotazioni, le salva nel database e le mostra subito su tutti gli schermi.

1. Il computer del salone

   Tiene il programma acceso, con il database e i backup. Si avvia da solo all’accensione.

2. Il sito pubblico

   Un collegamento sicuro rende il sistema raggiungibile da internet, per esempio blush.nugezza.com. Le clienti prenotano da lì.

3. Gli altri dispositivi

   Un tablet o un altro computer in salone aprono lo schermo del salone; la titolare apre Gestione anche da casa.

4. Tutto in diretta

   Una prenotazione fatta dal sito, da WhatsApp o al banco compare in pochi istanti su ogni schermo aperto.

Chi usa cosa

Tre pagine, tre persone diverse. Ognuna vede solo quello che le serve.

Cosa serve

• Un computer Windows 10 o 11 (64 bit) in salone, da tenere acceso durante l’orario di apertura
• Una connessione a internet, per il sito pubblico e WhatsApp
• Il file di installazione e la licenza, forniti da Nugezza
• Il codice del collegamento al sito pubblico, fornito da Nugezza
• Facoltativi: un tablet o un secondo computer per lo schermo del salone, sulla stessa rete
• Facoltativi: un numero WhatsApp Business con l’API ufficiale di Meta, un account Google per il calendario, un centralino o un telefono per il riconoscimento chiamate

Installare il programma

1. Apri il file

   Fai doppio clic su BlushItalia-Setup-x.x.x.exe, il file che ti abbiamo mandato.

2. Se Windows avvisa

   Se compare «Windows ha protetto il PC», premi «Ulteriori informazioni» e poi «Esegui comunque».

3. Consenti le modifiche

   Windows chiede se il programma può apportare modifiche: rispondi «Sì». Serve per installarlo per tutti gli utenti del computer.

4. Scegli la cartella

   Va bene quella proposta. Premi «Installa» e attendi la fine.

5. Fine

   Lascia la spunta «Avvia Blush Italia» e premi «Fine». Sul desktop compare l’icona Blush Italia e il programma si apre con la Configurazione.

Cosa fa l’installazione

• Copia il programma e crea le icone sul desktop e nel menu Start
• Apre il firewall di Windows solo per la rete del salone, così tablet e altri computer possono collegarsi
• Prepara la cartella della licenza, valida per tutti gli utenti del computer
• Non tocca i dati: database e backup stanno in una cartella separata
• Disinstallare il programma non cancella mai le clienti, le prenotazioni o i backup

La Configurazione

Al primo avvio si apre una finestra in cinque passaggi. Si salva man mano: se la chiudi a metà, riparti da dove eri. Puoi riaprirla quando vuoi dall’icona vicino all’orologio.

Attivare la licenza

1. Copia il codice del computer

   Premi «Copia il codice» e mandalo a Nugezza, per esempio su WhatsApp.

2. Ricevi la licenza

   Ti rispondiamo con una licenza: un testo lungo, con i trattini.

3. Incollala e premi Attiva

   Incolla la licenza per intero nel riquadro e premi «Attiva». Il salone si avvia subito.

Licenza attiva

• Il riquadro verde mostra il tipo di licenza e la scadenza, con i giorni rimasti
• La licenza è legata a questo computer: se cambi computer ne serve una nuova
• Quando mancano pochi giorni il riquadro diventa giallo
• «Sostituisci la licenza» serve per il rinnovo: la nuova viene salvata solo se è valida, quindi non perdi quella che funziona

Questo computer

• «Avvia all’accensione»: il salone è prenotabile appena il computer si accende
• «Impedisci la sospensione»: se il computer va in sospensione il sito smette di rispondere
• Accesso automatico a Windows: se il computer chiede la password all’accensione, dopo un riavvio notturno il salone resterebbe spento fino al mattino. Il pulsante apre la finestra di Windows per toglierla
• Porta: lasciala 4100, a meno che un altro programma la usi già

Sito pubblico

Per far prenotare le clienti da casa, il computer si collega a internet con un codice di collegamento sicuro. Non serve aprire porte sul router.

• Codice del collegamento: te lo forniamo noi, va incollato per intero
• Indirizzo del sito: quello da dare alle clienti, per esempio https://blush.nugezza.com
• Senza codice il sistema funziona lo stesso, ma solo dentro il salone

Tutto pronto

Il riepilogo mostra licenza, indirizzi, avvio e stato del server. «Apri la gestione» apre Gestione: la prima volta ti chiede di creare l’account della titolare.

• «Su questo computer»: l’indirizzo da usare sul computer del salone
• «Dagli altri computer»: l’indirizzo per il tablet o un secondo computer in salone
• «Stato: server attivo»: tutto funziona

L’icona vicino all’orologio

Il programma resta acceso in basso a destra, vicino all’orologio di Windows. Un clic con il tasto destro apre il menu.

1 · Scegli il servizio

La cliente apre il sito e vede i servizi in offerta, con descrizione, durata e prezzo. Dopo averne scelto uno può aggiungere un supplemento, per esempio French o Nail Art.

• Servizi, prezzi e durate sono quelli impostati in Gestione → Servizi
• Il supplemento allunga la durata e aggiunge il suo prezzo al totale
• In basso resta sempre il riepilogo: servizi, durata e totale

2 · Giorno e ora

Il sistema mostra solo i giorni e gli orari davvero liberi, calcolati dagli orari di apertura, dai turni del personale e dagli appuntamenti già presi. Non può esistere una doppia prenotazione.

• I giorni chiusi e quelli al completo sono segnati come tali
• Gli orari sono divisi in mattina, pomeriggio e sera
• Non si può prenotare troppo a ridosso: l’anticipo minimo si imposta in Gestione

3 · I dati e i consensi

Nome, telefono ed eventuali note per il salone. L’orario scelto resta tenuto per lei per qualche minuto, così nessun’altra lo può prendere mentre compila.

• Due consensi separati: quello per gestire la prenotazione, obbligatorio, e quello per promozioni e promemoria, facoltativo
• Il link all’informativa privacy è sotto i consensi
• Si paga in salone

4 · Prenotazione confermata

• Il codice della prenotazione, che serve per disdire
• «Aggiungi al calendario» la aggiunge al calendario del telefono
• «Disdici» per annullarla subito, se ha sbagliato
• Se WhatsApp è collegato, arriva anche la conferma su WhatsApp e il giorno prima il promemoria

Le mie prenotazioni

Nessun account e nessuna password: la cliente scrive il numero con cui ha prenotato e vede i suoi prossimi appuntamenti.

• Da qui può disdire, fino a un certo numero di ore prima (4 ore, modificabile in Gestione)
• Il posto disdetto torna subito prenotabile
• Il sito è in italiano e in inglese, con tema chiaro o scuro

Informativa privacy

La pagina /privacy spiega alle clienti chi tratta i loro dati, perché e come chiederne la cancellazione. Si compila da sola con i dati del salone inseriti in Gestione → Impostazioni, e nomina solo i servizi esterni davvero attivi (WhatsApp, Instagram, Google).

La giornata

Il tabellone degli appuntamenti, con una colonna per ogni postazione occupata e la linea rossa dell’ora attuale.

• In alto: le frecce e «Oggi» per cambiare giorno, gli orari di apertura, gli appuntamenti e l’incasso previsto
• «In diretta» dice che lo schermo è aggiornato; se la connessione cade lo scrive in rosso
• A destra: chi è in turno e il riepilogo del giorno
• I pulsanti in alto a destra: Messaggi, schermo intero e tema (colori, chiaro/scuro, lingua)

Collegare lo schermo

1. Apri l’indirizzo

   Sul tablet o sul computer del salone apri l’indirizzo «Dagli altri computer» seguito da /salone, oppure il sito pubblico seguito da /salone.

2. Accedi

   Con l’account della titolare lo schermo resta collegato per un anno. Un’operatrice può accedere con il suo account personale: l’accesso scade dopo 12 ore di inattività.

3. Scollegare

   Un dispositivo perso si scollega da Gestione → Impostazioni → Dispositivi collegati.

Inizio e fine turno

Le operatrici toccano «Inizio turno» quando arrivano e «Fine turno» quando vanno via. È così che il sistema sa quante postazioni sono davvero disponibili oggi.

• Nei giorni futuri la disponibilità viene dai turni settimanali impostati in Gestione → Personale
• Oggi conta chi ha iniziato il turno; chi non lo inizia entro la tolleranza (30 minuti) non viene contata
• Se ci sono più clienti che postazioni compare un avviso: nessun appuntamento viene disdetto, decidete voi
• La titolare, se non esegue trattamenti, non compare nell’elenco

La scheda dell’appuntamento

Tocca un appuntamento per aprire la scheda, con i servizi, il totale e tutto sulla cliente.

• Visite, speso, assenze e ultima visita; i servizi che sceglie di solito
• Le note della prenotazione e le note permanenti sulla cliente (allergie, forma, colore)
• «Completata» o «Non presentata» a fine appuntamento: servono per incassi e statistiche
• «Sposta»: tocca il nuovo orario sul tabellone · «Disdici»: libera il posto

Nuova prenotazione al banco o al telefono

1. Chi è la cliente

   Cerca per nome o telefono; se è nuova scrivi nome e telefono.

2. Servizio e orario

   Scegli il servizio, gli eventuali supplementi e un orario libero.

3. Da dove arriva

   «Cliente al banco» o «Al telefono», poi «Crea prenotazione».

Chiamata in arrivo

Con il riconoscimento chiamate attivo, quando squilla il telefono del salone la scheda della cliente compare sullo schermo prima ancora di rispondere.

• Nome, visite, speso e assenze; il servizio abituale e i prossimi appuntamenti
• «Nuova prenotazione» apre il modulo già pronto per lei
• Un numero sconosciuto viene segnalato come prima chiamata

Messaggi dallo schermo

Il pulsante con il fumetto mostra quante domande delle clienti aspettano una risposta. Si apre l’elenco delle conversazioni, con quelle da rispondere in cima.

• Tocca una conversazione per leggerla tutta: quello che ha scritto la cliente e quello che ha risposto il bot
• Scrivi la risposta e premi «Invia»: parte sullo stesso canale, WhatsApp o Instagram
• «Fatto» chiude la domanda senza rispondere, per esempio se l’hai richiamata

Accesso e account

• La prima volta Gestione chiede di creare l’account della titolare: nome, nome utente e una password di almeno 8 caratteri
• Solo la titolare entra in Gestione. Un’operatrice che prova ad accedere vede un avviso e il pulsante per andare allo schermo del salone
• Gli account delle operatrici si creano in Personale
• Troppi tentativi sbagliati bloccano l’accesso per qualche minuto
• In basso a sinistra: colori, chiaro/scuro, lingua ed «Esci»

Andamento

Come va il salone, su 7 giorni, 30 giorni, 90 giorni o 12 mesi.

• Incasso, scontrino medio, appuntamenti in programma, assenze, disdette, nuove clienti e di ritorno
• Incasso per giorno e per servizio, ore più richieste, da dove arrivano le prenotazioni
• Clienti migliori, ore lavorate da ogni operatrice, clienti da richiamare
• «Esporta CSV» scarica le prenotazioni del periodo per il commercialista o un foglio di calcolo

Messaggi

Le stesse conversazioni dello schermo del salone, per rispondere anche da casa. Il numero accanto alla voce di menu conta le domande in attesa, e si aggiorna da solo.

• In cima le domande passate a voi dal bot, segnate «Da rispondere»
• Rispondi, oppure «Fatto, senza rispondere»: il bot torna a occuparsi della cliente
• WhatsApp e Instagram permettono di rispondere solo entro 24 ore dall’ultimo messaggio della cliente: dopo, il sistema lo dice invece di inviare un messaggio che verrebbe rifiutato

Servizi

• Nome, descrizione, categoria, prezzo e durata
• Pulizia: i minuti dopo il trattamento prima del prossimo appuntamento
• Tipo: «Principale» o «Supplemento» (si aggiunge a un trattamento)
• Richiamo: dopo quanti giorni invitare la cliente a riprenotare
• «Ritira»: il servizio sparisce dalle prenotazioni ma resta nello storico e negli incassi

Orari e chiusure

• Per ogni giorno una o due fasce, per la pausa pranzo; «Chiuso» se non ce ne sono
• Chiusure: ferie, festivi e chiusure straordinarie, dal giorno al giorno, con il motivo
• Se nel periodo di chiusura ci sono già appuntamenti, il sistema li conta e li lascia: nessuno viene disdetto da solo

Personale

• Nome, telefono e colore di ogni operatrice
• I turni non si fanno più qui: si fanno in «Turni», un mese alla volta
• Assenze: un’operatrice assente non conta per la disponibilità
• Accesso: nome utente e password per lo schermo del salone; cambiare la password la scollega ovunque
• «Esegue trattamenti»: toglilo a chi gestisce il salone ma non lavora sulle clienti
• Avvisi su WhatsApp: ogni nuova prenotazione, e l’agenda ogni mattina

Turni

Il foglio dei turni del mese: una riga per giorno, una colonna per operatrice. Lo schermo del salone apre e chiude i turni da solo seguendo questo foglio, quindi quello che scrivi qui è quello che il salone fa.

• «+» aggiunge un turno al giorno. Due turni nello stesso giorno sono la mattina e il pomeriggio: la pausa pranzo non risulta lavorata
• «Dalle» e «Alle» in alto sono gli orari che prende ogni turno nuovo, per non riscriverli trenta volte
• «Copia dal mese scorso» riempie il mese e poi lo correggi. Salvando, il mese viene sostituito: un turno tolto qui sparisce davvero
• Un mese vuoto non è un mese chiuso: è un mese non ancora fatto, e il sito non darà appuntamenti. Il foglio lo dice in rosso
• «Scarica foglio (CSV)» per Excel, «Foglio da stampare» per la carta o per il PDF del browser
• «Invia su WhatsApp» manda a ogni operatrice i suoi giorni più il link al foglio di tutto il salone. Chi non ha il numero in Personale viene elencata: quella va avvisata a mano
• Il link di ogni operatrice è privato e mostra sempre il foglio aggiornato: se cambi un turno dopo averlo mandato, lei vede già la versione nuova
• «Nuovo link» spegne il vecchio: usalo se una ragazza lascia il salone o se il link è finito nella chat sbagliata

Impostazioni

• Il salone: nome, telefono pubblico, indirizzo, Instagram, link a Google Maps, fuso orario
• Aspetto: tema e lingua predefiniti del sito
• Regole di prenotazione: orari ogni quanti minuti, anticipo minimo, fino a quanti giorni avanti, per quanto tenere un orario, fino a quando si può disdire online, pulizia predefinita
• Capienza: dai turni del personale, oppure un numero fisso di postazioni
• Dati per l’informativa privacy: ragione sociale, partita IVA, email
• Dispositivi collegati: vedi chi è collegato e scollega un dispositivo

Backup

Tutto il salone è un unico file. Il sistema ne fa una copia ogni notte, e puoi farne una quando vuoi prima di un cambiamento importante.

• «Scarica» salva una copia su chiavetta o su un altro computer
• «Ripristina»: il database attuale viene messo da parte e sostituito al prossimo riavvio del server; finché non riavvii puoi annullare
• «Elimina» per togliere un backup che non serve più

Registro

Chi ha cambiato cosa, e quando: prenotazioni create e spostate, turni, prezzi, impostazioni, backup. Serve a ricostruire cosa è successo, senza discussioni.

WhatsApp: le due modalità

• Prova (non invia nulla): i messaggi vengono registrati ma non partono. Serve per provare il bot e i testi prima di collegare un numero
• WhatsApp Cloud API: l’API ufficiale di Meta, senza rischio di blocco del numero. Meta addebita le conversazioni secondo il suo listino e richiede un’azienda verificata
• «Invia messaggi»: spento, non parte niente, anche se il canale è collegato
• Promemoria prima dell’appuntamento (24 ore), agenda del giorno al personale (alle 08:00), avvisi di nuova prenotazione
• WhatsApp del responsabile: il numero a cui arriva un avviso quando una cliente fa una domanda

Collegare il numero WhatsApp

1. App Meta

   In Meta for Developers crea un’app di tipo Business e aggiungi il prodotto WhatsApp, con il numero del salone.

2. Credenziali

   In Canali incolla il Phone number ID, un access token permanente di un utente di sistema e la chiave segreta dell’app.

3. Webhook

   In Meta incolla l’indirizzo del webhook e il verify token mostrati in Canali, e iscriviti a «messages».

4. Modelli e verifica

   Crea e fai approvare i modelli di messaggio, verifica l’azienda e metti l’app in modalità Live. Poi premi «Collega».

Il bot: prenotare con i pulsanti

Qualsiasi messaggio riceve una risposta con tre pulsanti: Prenota, I miei appuntamenti, Altra domanda. Da lì la prenotazione è una sequenza di tocchi.

1. Servizio

   Un elenco con durata e prezzo, poi il supplemento.

2. Giorno

   I prossimi giorni con posti liberi.

3. Ora

   Otto orari alla volta, con «Più tardi»; oppure la cliente scrive l’ora, per esempio 15:30.

4. Nome e conferma

   Con un tocco usa il nome del profilo WhatsApp; poi Conferma, Cambia orario o Annulla.

Il riepilogo e il grazie

• Prima di confermare il bot mostra giorno, ora e servizio
• Dopo «Conferma» arriva un solo messaggio: il grazie con la conferma, il codice e il link per disdire
• Il giorno prima parte il promemoria, come per le prenotazioni dal sito
• Un tocco su un vecchio menu non prenota per sbaglio: il bot ripropone il menu attuale
• Nella pagina Canali, in modalità Prova, puoi fare tutto questo senza un telefono: le prenotazioni fatte sono vere

Le domande vanno a una persona

Quando la cliente tocca «Altra domanda», o scrive qualcosa che non riguarda una prenotazione, il bot non inventa risposte.

1. La cliente viene avvisata

   Il bot le dice che il messaggio è stato girato al salone e le lascia i pulsanti per prenotare.

2. La domanda arriva in Messaggi

   Sullo schermo del salone e in Gestione, con il numero delle domande in attesa.

3. Avviso al responsabile

   Se è impostato il WhatsApp del responsabile, arriva un avviso sul telefono: al massimo uno all’ora per conversazione.

4. Il bot si fa da parte

   Per un’ora non risponde ai messaggi scritti di quella cliente, così non parla sopra di voi. I pulsanti funzionano sempre.

Testi dei messaggi

Conferma, promemoria, disdetta, avvisi al personale, agenda, richiamo e i messaggi del bot sono testi del salone, modificabili in Canali → Testi dei messaggi.

• Le parole tra graffe vengono sostituite: {nome}, {data}, {ora}, {servizi}, {totale}, {codice}, {link_disdetta}…
• «Anteprima» mostra il messaggio con dati di esempio; «Testo originale» torna al testo iniziale
• Richiami: se attivi, invitano a riprenotare le clienti che hanno dato il consenso al marketing, una volta per visita
• Una cliente che scrive STOP non riceve più promozioni, ma continua a ricevere le conferme

La regola delle 24 ore e i modelli

WhatsApp consegna testo libero solo entro 24 ore dall’ultimo messaggio di una persona. Promemoria, conferme delle prenotazioni dal sito e avvisi al personale arrivano quasi sempre dopo.

• Entro le 24 ore partono i testi del salone, con i pulsanti
• Dopo le 24 ore parte il modello approvato da Meta, con gli stessi dati
• Canali elenca gli 8 modelli da creare in WhatsApp Manager: nome, categoria, lingua, testo ed esempi, da copiare identici
• Finché un modello non è approvato, quel messaggio risulta «non riuscito» con il motivo: non viene mai perso in silenzio

Instagram Direct

• Il bot risponde anche ai messaggi diretti su Instagram, con gli stessi passaggi
• Serve un account Instagram professionale collegato a una Pagina Facebook e alla stessa app Meta di WhatsApp
• Su Instagram non c’è il numero di telefono: il bot lo chiede prima di confermare, e la conferma arriva su WhatsApp
• Le domande finiscono in Messaggi come quelle di WhatsApp

Google Calendar

• Le prenotazioni diventano eventi nel calendario Google del salone
• Gli impegni che aggiungi in Google bloccano quegli orari: puoi chiudere un’ora dal telefono
• Si collega con un client OAuth «Applicazione web» di Google Cloud: incolla client ID e client secret, copia l’URI di reindirizzamento in Google, poi «Collega» e consenti l’accesso
• «Sincronizza ora» per aggiornare subito; «Scollega» libera gli orari bloccati da Google

Riconoscimento chiamate

• Quando squilla il telefono del salone, la scheda della cliente compare sullo schermo
• Funziona con un centralino VoIP, un’app su un telefono Android o un modem: qualsiasi cosa sappia inviare una richiesta all’indirizzo mostrato, con il token
• Il token si vede una sola volta: copialo subito. «Sostituisci token» ne crea uno nuovo
• «Prova uno squillo» fa comparire una chiamata sullo schermo senza un telefono vero

La licenza

• Ogni licenza è legata a un computer, tramite il codice mostrato nella Configurazione
• Può essere di prova, di un anno o illimitata; la scadenza è sempre visibile nella Configurazione e nel menu dell’icona
• Alla scadenza il programma smette di ricevere prenotazioni finché non inserisci una licenza nuova: i dati restano tutti
• Per rinnovarla: menu dell’icona → Licenza… → «Sostituisci la licenza»

I dati del salone

• Clienti, prenotazioni e impostazioni sono in un database sul computer del salone, non su un servizio esterno
• Un backup automatico ogni notte, più quelli che fai tu; scaricali ogni tanto su una chiavetta
• Le password sono salvate in forma cifrata; i codici di WhatsApp e Google non vengono mai mostrati dopo il salvataggio
• Il sito pubblico passa da un collegamento cifrato: sul router non si apre nessuna porta
• Disinstallare o aggiornare il programma non cancella i dati

Aggiornare il programma

1. Ricevi il file

   Quando c’è una nuova versione ti mandiamo il nuovo BlushItalia-Setup.

2. Installalo sopra

   Aprilo e installalo come la prima volta, senza disinstallare. Se il programma è aperto, l’installazione lo chiude e alla fine lo riapre.

3. Controlla la versione

   Nel menu dell’icona vicino all’orologio compare la nuova versione. Clienti, prenotazioni, backup e licenza restano gli stessi.

Problemi comuni

Domande frequenti